Podczas podpisywania umowy ze związkiem proszę dopytać prezesa, czy związek składa zamówienie do producenta w imieniu wszystkich pszczelarzy, czy też każdy pszczelarz ma składać zamówienie indywidualnie w swoim imieniu.
Po dokonaniu zakupu pszczelarz przedstawia do związku fakturę zakupu wraz z potwierdzeniem wpłaty – obydwa te dokumenty należy przedstawić w oryginale oraz kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem .
Uwaga: płatność za sprzęt kupiony w ramach refundacji nie może być płatnością gotówkową musi być to wpłata na konto sprzedającego. Należy pamiętać, aby przelewy były opisane danymi osoby biorącej udział w dofinansowaniu oraz krótkim opisem za co dany podmiot dokonuje wpłaty. Wpłaty muszą być dokonywane jako przelew ze swojego konta lub może to być wpłata w banku.
Po rozliczeniu projektu związek otrzymuje środki finansowe i ma obowiązek do 30 dni od daty otrzymania środków wypłacić je odbiorcom ostatecznym (czyli pszczelarzom).
Każdy pszczelarz zobowiązany jest do przechowywania przez okres 5 lat rzeczowej i finansowej dokumentacji projektu, licząc od roku następującego po roku, w którym zakończono realizację projektu.